Secretariado Técnico de Conformidade
A função de conformidade consome uma parte considerável do seu tempo em tarefas administrativas: convocar reuniões, lavrar actas, controlar prazos, actualizar registos, arquivar evidência. O secretariado técnico assume essas tarefas.
A diferença entre secretariado geral e técnico
Um secretariado geral agenda reuniões e organiza correspondência. Um secretariado técnico de conformidade faz o mesmo, mas com conhecimento do conteúdo: sabe qual o prazo legal que se aproxima, reconhece que documento falta no dossier de prova, identifica quando uma acta omite um elemento exigível e distingue um pedido de titular de uma reclamação.
Esta diferença é material. A maioria dos incumprimentos que encontramos em auditoria não resulta de desconhecimento da norma, mas de falha administrativa: o prazo que passou, a revisão anual que não se fez, o registo que não se actualizou, a evidência que não se arquivou.
O problema real
Em auditoria, a causa mais frequente de desconformidade documental é a ausência de rotina administrativa, e não a falta de conhecimento técnico.
A solução
Um calendário de obrigações activo, com responsável identificado, alerta antecipado e registo de execução.
Sete linhas de apoio administrativo especializado
Calendário de obrigações de conformidade
Construção e manutenção do calendário anual de obrigações periódicas, com alerta antecipado, responsável atribuído e registo de execução.
Actas e registos de reunião
Convocação, elaboração de agenda, lavragem de acta com identificação das deliberações e acompanhamento das decisões tomadas.
Gestão do dossier de prova
Organização e manutenção do repositório de evidência de conformidade, com índice, controlo de versões e registo de acessos.
Actualização de registos obrigatórios
Manutenção do registo das actividades de tratamento, do inventário de sistemas de inteligência artificial e do registo de incidentes.
Triagem de pedidos e reclamações
Recepção, classificação e encaminhamento de pedidos de titulares, reclamações e comunicações de autoridades, com controlo de prazo de resposta.
Gestão administrativa da formação
Controlo das obrigações de formação por função, convocação dos participantes e arquivo dos certificados para efeitos de prova.
Preparação de reporte periódico
Compilação dos elementos e produção do relatório periódico de conformidade destinado ao órgão de gestão.
Como se organiza o serviço
| Elemento | Descrição |
|---|---|
| Regime | Avença mensal com bolsa de horas afecta, entre 8 e 40 horas, consoante a dimensão da organização e o número de regimes aplicáveis. |
| Interlocutor | Um técnico afecto de forma estável, com conhecimento acumulado da organização, e um substituto identificado. |
| Instrumentos | Utilizamos os instrumentos e as plataformas do cliente. Quando não existam, fornecemos modelos em formato editável, que passam a pertencer-lhe. |
| Confidencialidade | Prestação sob acordo de confidencialidade, com controlo de acesso e registo das operações realizadas. |
| Reporte | Relatório mensal de actividade, com horas consumidas, tarefas executadas e obrigações cumpridas no período. |
| Articulação | O serviço articula-se com o help-desk regulatório, que assegura a componente técnica e de interpretação. |
A rotina administrativa é o que sustenta a conformidade
Sem calendário activo, alerta antecipado e registo de execução, qualquer programa de conformidade degrada-se em poucos meses.